2017 Microsoft Office Add-in: Microsoft Save as PDF or XPS

Vorteile

• - Offizielles Office-Zusatzmodul
• - Einfaches Speichern als PDF oder XPS

Nachteile

• - Keine

Mit diesem Add-in für Microsoft Office 2007 können Sie Dateien einfach im PDF- oder XPS-Format speichern.

Microsoft beendete den Support für Office 2007 im Jahr 2017 - 10 Jahre nach dessen Veröffentlichung. Obwohl Office 2007 das Ende seiner Lebensdauer erreicht hat, ist es immer noch weit verbreitet. Es ist immer noch eine leistungsstarke Textverarbeitungsanwendung, die die Bedürfnisse des durchschnittlichen Benutzers erfüllt, und daher gibt es für viele keine große Motivation, auf eine neuere Version umzusteigen.

Add-Ins - eine andere Bezeichnung für Plug-Ins - gehören zu den Optionen, die Office 2007 so leistungsfähig machen. Mit Hilfe dieses Plug-in-Frameworks können Benutzer die Kernsuite von Tools um zusätzliche Funktionen erweitern. Sie können diese Add-Ins sogar selbst schreiben. Es sind Add-Ins von Drittanbietern erhältlich. Einige sind kostenlos. Andere müssen gekauft werden. Es gibt auch Add-Ins, die von Microsoft selbst entwickelt und gepflegt werden.

Dieses Add-In zum Speichern als PDF oder XPS ist ein Beispiel für Letzteres. Das Microsoft Add-In zum Speichern als PDF oder XPS für Microsoft Office 2007 ist ein offizielles Add-In, das nach der Veröffentlichung der Hauptanwendung freigegeben wurde. Man könnte argumentieren, dass diese Funktion von Anfang an hätte vorhanden sein müssen. In gewisser Weise war sie das auch, worauf wir noch näher eingehen werden, wenn wir zu den virtuellen Druckern kommen. Nichtsdestotrotz wurde der Bedarf an PDF- und XPS-Unterstützung mit einigen der von Microsoft herausgegebenen Unternehmenslösungen immer dringender. Dieses Add-In war die Antwort.

Die Installation des Add-Ins ist recht einfach. Das Installationspaket wird als ausführbare Datei bereitgestellt. Wenn Sie es ausführen, sucht es nach einer geeigneten Version von Office 2007. Wenn es diese findet, wird das Add-In installiert. Das Add-In wird automatisch aktiviert und ist somit sofort verfügbar, wenn Sie Office 2007 das nächste Mal ausführen. Wird 2007 nicht gefunden, schlägt die Installation fehl und Sie werden angewiesen, zuerst die Hauptanwendung zu installieren.

Die Verwendung des Add-Ins ist einfach. Starten Sie Office 2007. Laden Sie dann ein Dokument oder geben Sie etwas Text auf der Seite ein. Klicken Sie dann auf das runde Office-Symbol in der oberen linken Ecke des Bildschirms. Daraufhin wird ein Menü mit Optionen wie Neu, Öffnen und Speichern angezeigt. Bewegen Sie den Cursor über Speichern unter. Auf der rechten Seite wird ein zweites Menü angezeigt. Hier finden Sie Optionen wie Word-Dokument und Word-Vorlage. Klicken Sie auf die Option "PDF oder XPS". Daraufhin wird ein Standarddialog angezeigt, in dem Sie einen Dateinamen sowie die entsprechende Dateierweiterung auswählen können.

PDF steht für Portable Document Format. Es ist ein von Adobe entwickeltes Format, das nicht nur Text, sondern auch Bilder und mehr enthält. Das Format ist schon seit langem ein Standard für die Dokumentenverwaltung. Word-Dokumente lassen sich in der Regel gut in PDF konvertieren. Die meisten Dokumente werden problemlos konvertiert. Wenn Ihr Dokument komplexe Objekte enthält, die sich nicht gut konvertieren lassen, kann dieses Add-In nicht viel ausrichten. In diesem Fall benötigen Sie einen speziellen Konverter, mit dem Sie diese Elemente optimieren können.

XPS steht für XML Paper Specification. Es wird oft auch als OpenXPS bezeichnet. Das Ziel dieses Formats ist es, Dokumente bereitzustellen, die sich in standardisierten Webbrowsern öffnen lassen. Bei XPS gibt es ähnliche Überlegungen. Die meisten Dokumente lassen sich problemlos konvertieren. Diejenigen, bei denen dies nicht der Fall ist, erfordern einen anspruchsvolleren Konverter.

Dieses Add-In lässt sich nahtlos in E-Mail-Clients integrieren, die Office 2007 unterstützen. E-Mail war tatsächlich einer der Hauptgründe für die Erstellung dieses Add-Ins. Das Anhängen von Dokumenten an E-Mails ist sowohl mit PDF als auch mit XPS einfacher und beseitigt einige der damit verbundenen Probleme, wie z. B. makrobasierte Viren.

Dieses Add-In ist technisch gesehen nicht nur für die Konvertierung in PDF und XPS erforderlich. Windows unterstützt so genannte virtuelle Drucker. In Windows sehen diese sehr ähnlich aus wie physische Drucker. Der Unterschied besteht darin, dass beim Drucken eine neue Datei erstellt wird, anstatt eine physische Kopie zu drucken. Windows bietet virtuelle Drucker sowohl für PDF als auch für XPS an. Wenn Sie jedoch eine Integration mit E-Mail oder einer anderen Microsoft-Anwendung vornehmen, ist dieses Add-In viel praktischer, da es die Zwischenschritte überflüssig macht.

Vorteile

• - Offizielles Office-Zusatzmodul
• - Einfaches Speichern als PDF oder XPS

Nachteile

• - Keine